Hoe confronteer jij een medewerker dat hij niet geschikt is voor de functie die hij bekleedt? Gedrag van de medewerkers is vaak het uitgangspunt waardoor iemand niet past binnen een team of dat hij of zij de competenties niet heeft die nodig zijn om zijn functie uit te oefenen. De ‘bazige types’, ‘de eeuwige uitstellers’, ‘de slachtoffers’, ‘de zeikerds’, ‘de asocialen’, ‘de drammers’ en ‘de roekelozen’. We kennen ze allemaal en zij kunnen met hun gedrag een heel negatief effect hebben op het team.
Hoe confronteer jij hen daarmee en raak je ze kwijt? Hoe confronteer jij ze met de boodschap dat ze niet geschikt zijn? Dat ze beter ontslag kunnen nemen en op zoek gaan naar een functie buiten de organisatie. Het gaat om gedrag en dat is corrigeerbaar en ook ontwikkelbaar, tenzij het er niet in zit. Als ze gemotiveerd zijn dan heb ik als coach ook bij hen zeer positieve resultaten bereikt. Ze ontdekten dat ze zelf de meeste last hadden van hun gedrag. Ze waren zich niet bewust van de effecten van ingesleten gedragspatronen op zichzelf en op hun collega’s. Echter, als ze het absoluut niet zien zitten om hun gedrag te veranderen of hun competenties te ontwikkelen, dan houdt het een keer op.
Belangrijk daarbij is om te weten hoe ontwikkelbaar een competentie is. Gelukkig bestaan daarvoor testen en kan je iemand zorgvuldig testen in wat wel en niet bereikbaar is voor hem of haar. Je zult ontdekken dat feiten de boodschap makkelijker maken omdat je dan beschikt over neutrale bevindingen waardoor je wegblijft van jouw oordelen. Dat zet namelijk maar weinig zoden aan de dijk.
Dat betekent voor jou als leidinggevende huiswerk. Het bijhouden van elke medewerker zijn ontwikkelingen en de juiste doelen samen met hen stellen zodat ze ergens naar toe kunnen werken. Dit betekent voor jouw regelmatig ontwikkelgesprekken voeren. In die gesprekken helpen jou de volgende drie vragen:
Natuurlijk is het vervelend om de boodschap over te brengen als het voor jouw medewerker er niet inzit. Ook al weet je dat de belangen van het team en de organisatie zwaarder wegen dan het belang van een individu. De belangrijkste vraag voor jou is hoe zeer ben jij er van overtuigd dat iemand niet functioneert? Hoe graag wil je iemand een kans geven en probeer jij op deze manier het zwaard van Damocles te ontwijken? We hebben het er al eerder over gehad hoe goed kan jij knopen doorhakken (zie ook mijn blog Beslissingen uitstellen. Hoe vaak doe jij dat als leidinggevende?).
Waar ben je bang voor? Ja, het roept emotionele reacties op als iemand te horen krijgt dat hij niet functioneert. Hoe zorg je dat je dan in verbinding blijft en een ordinaire scheldpartij weet te voorkomen? Dat is inleven in jouw medewerkers en het allerbelangrijkste is samen zoeken met hem of haar naar perspectief. Er is niets zo vervelend om iemand machteloos achter te laten. Uit wanhoop gaan ze jouw gevreesde vermoedens bevestigingen en de kans dat het dan escaleert, wordt groter.
Dit pak je niet impulsief aan, maar dit gesprek bereid je zorgvuldig voor. Pas daarna confronteer je hem of haar dat hij of zij niet geschikt is voor zijn of haar functie. De volgende stappen helpen je daarbij:
Stap 1 Leid het gesprek kort en bondig in met de voorgeschiedenis, de achtergronden, de argumenten en de positieve elementen.
Je hebt je dossier van deze persoon zorgvuldig opgebouwd door eerdere gesprekken. Daarin heb je zijn testresultaten, feedback van collega’s en zijn ontwikkelingen en eigen bevindingen besproken.
Gebruik ook positieve ervaringen tijdens de inleiding voor de balans anders wekt het een eenzijdige benadering op bij de ander. Dit zou zijn slachtofferrol kunnen versterken door alleen negatieve bevindingen te horen: “Zie je wel, ze zien alleen de slechte dingen die ik heb gedaan!”
Stap 2 Breng het slechte nieuws helder en ondubbelzinnig over.
Er is geen weg meer terug en je hebt in jouw inleiding laten zien dat je hierin zorgvuldig hebt gehandeld.
Stap 3 Laat de boodschap indalen en beantwoord alle vragen.
Geef de ruimte voor emoties en laat de ander ventileren en vragen stellen. Reageer begripvol en zeg NOOIT “Ik had geen keus” of “Ik ben slechts de boodschapper”. Het is helemaal JOUW keuze waar Jij volledig achter staat omdat jij hierin zorgvuldig en daadkrachtig optreedt. Blijf aandachtig luisteren naar wat het met de ander doet om je volledig in te kunnen leven in zijn situatie.
Stap 4 Bied perspectief, wees empathisch en positief
Aan het einde van jullie gesprek rond je positief af met het bieden van perspectief. Je formuleert dit met positieve woorden waarbij je begrip toont en eerlijk bent. In het afscheid nemen van elkaar toon je het goed werkgeverschap door aan te geven wat er aan begeleiding mogelijk is.
Afscheid nemen betekent kunnen loslaten. Dat gaat voor jou en de ander makkelijker als je elkaar begrijpt en begrip voor elkaar hebt. Voor jou betekent dit dat je uiterst bekwaam bent in het voeren van gesprekken. Jouw communicatievaardigheden horen top te zijn. Zorg dat je je daarin blijft ontwikkelen en confronteer jezelf regelmatig met je eigen reflectie. Vul jouw gegevens hieronder in en ontvang gelijk de 10 geboden voor het ultieme gesprek.
Meer plezier in leidinggeven!