Prioriteren is geen lijst waarop de moeilijkste zaken onderaan staan. Over uitstelgedrag hebben we het vorige keer al gehad. Als jij uitstelt en geen prioriteiten stelt, loop je automatisch helemaal vast. Je werk stapelt zich en het einde is zoek. Waar moet je dan nog aan beginnen? De moed zakt in je schoenen en je neigt naar berusting en niets doen omdat de berg met taken alleen maar hoger en hoger wordt. Met een overvolle takenlijst en dat de druk alleen maar toeneemt, lijkt een burn-out niet ver weg meer.
De vorige keer leerde je al dat je overzicht nodig hebt om inzicht te krijgen in wat er gedaan moet worden (zie blog Beslissingen uitstellen. Hoe vaak doe jij dat als leidinggevende?). Je weet al dat jij je op hoofdlijnen en lange termijn hoort te richten. Jij weet ook dat managers die het zo verschrikkelijk druk hebben met alledaagse taken, geen effectieve managers zijn? Ik kan me voorstellen dat dit laatste pijnlijk is om te lezen voor sommige managers. Hoe zit dit bij jou?
Prioriteren is een dagelijks terugkerende taak. Prioriteren is een systeem. Zonder dit systeem ga je het heel moeilijk krijgen. Je kunt prioriteren uitsluitend inhoudelijk benaderen, maar het kent ook een emotionele dimensie. Ik heb weinig met de Duitse taal, maar als ‘oud-Limburger’ vind ik deze wel leuk en krachtig: Een zogenaamde ‘innere Schweinehund’ overwinnen. Als jij die emotionele dimensie niet erkent, zou jij wel eens verkeerd kunnen prioriteren. Door de emotionele dimensie te kennen, wordt het een stuk moeilijker om je nog achter de inhoud te verschuilen.
Laten we toch beginnen met de inhoud: het prioriteitenschema. Vier kwadranten op basis van urgentie en belangrijk. Denk goed na voor je op de volgende vraag antwoord geeft! In welk vak wil jij de meeste tijd zitten? Meestal is het antwoord in vak 1: urgent en belangrijk. Het juiste antwoord lees je in de blog Waar ligt jouw focus? Op hoofdlijnen en lange termijn of op de details?
Als jij de meeste tijd doorbrengt in vak 1, hoor je bij de groep van de minder effectieve managers. Ze zijn altijd druk en hebben geen tijd. Misschien is jou het leiderschap overkomen, maar leidinggeven is je niet overgeven aan wat je elke dag overkomt. Tijd is jouw kostbaarste bezit. Laat je dit aan anderen over of neem jij hierin de regie? Als jij de regie wilt hebben over jouw kostbare tijd, dan neem je de tijd om dit goed in te plannen. Dat doe je uiteraard in vak 2!
Prioriteren is een systeem dat dagelijks terugkeert. Je stelt of de dag van tevoren of aan het begin van jouw werkdag een lijst samen met jouw taken. Mijn advies is om dat ruim van tevoren te doen. Voordat je elke dag begint, zat je al in vak 2. Je maakt een inschatting van de benodigde tijd en je geeft ze een waarde op basis van belangrijkheid en urgentie. Nu voeg jij er nog een extra dimensie aan toe, de emotionele dimensie of ‘innere Schweinehund’.
De emotionele dimensie is de gevoelswaarde die een taak meebrengt. Dat maakt een taak lastig of eenvoudig. Het is niet de inhoud maar de verborgen angsten die hieronder zitten. Ik loop risico’s doordat het een conflict dreigt te worden, dat ik dreig afgewezen te worden of dat ik de kans loop om hierin te falen omdat ik denk dat ik het niet goed doe. Wat heb jij dus nodig om deze risico’s te verkleinen en wat heb je nodig om jouw ‘innere Schweinehund’ te overbruggen? Zorg goed voor jezelf en geef gehoor aan jouw behoeftes die jij nodig hebt om bepaalde taken aan te durven. We zijn nu eenmaal geen fan van conflicten, confrontaties of mislukkingen. Wat roept in jou weerstand op om met iets aan de slag te gaan?
Zo ben je pas echt goed voorbereid en stel je de juiste prioriteiten. Je laat je niet leiden door jouw angsten of weerstanden, maar neemt de regie doordat je weet wat jij nodig hebt en wat er nodig is om maximale resultaten te halen. Ik wens je veel wijsheid in vak 2. Heb je nog een vraag hierover? Laat het mij hieronder weten en je ontvangt van mij een persoonlijk antwoord.
Meer plezier in leidinggeven!
Marcel Dassen helpt directie en management om hun organisatie 'waarden gedreven' aan te sturen, de communicatie met hun personeel te verbeteren en helpt hen bij reorganisaties en overnames voor de juiste 'mindset' binnen hun organisatie.
Een echte eyeopener:
door Jullie44
Voor mij is dit boek, een echte eyeopener geworden.
Waar gaat het uiteindelijk om in het contact met anderen..
Eerst terugkomen bij mijzelf, en daardoor ook een ander beter te kunnen begrijpen, echt luisteren en mij inleven in een ander, hen te waarderen.
In mijn hectische leven sta ik daar normaal allemaal niet echt bij stil.
Dit boek gaf mij de handvaten om weer terug te gaan naar de basis voor goede relaties. Zowel zakelijk als prive.
Goed leesbaar en herkenbaar, een aanrader.